GoBD, TSE und KassenSichV einfach erklärt für Restaurants

Wer in Deutschland ein Restaurant, Café oder eine Bar betreibt, hat wahrscheinlich schon die Begriffe GoBD, TSE und KassenSichV gehört - meist ohne genaue Erklärung, was sie für die eigene Kasse bedeuten.

Die KassenSichV schreibt vor, dass jedes elektronische Kassensystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein muss. In der Praxis heißt das: Jeder erfasste Umsatz wird signiert und so protokolliert, dass er nachträglich nicht unbemerkt verändert werden kann - die TSE ist die Hardware oder der Cloud-Dienst, der diese Signatur vornimmt, und genau diese Protokolle prüft ein Betriebsprüfer zuerst.

Die GoBD ist umfassender: Sie beschreibt die allgemeinen Grundsätze, wie Unternehmen digitale Aufzeichnungen führen müssen - Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und die Möglichkeit, sie sauber für Steuerberater oder Prüfer zu exportieren (meist als DSFinV-K-Export). Sie gilt für jedes Kassensystem, nicht nur für Restaurants - dort spürt man sie aber besonders, wegen geteilter Rechnungen, Trinkgeld, Rabatten und stornierten Bestellungen, die alle nachvollziehbar sein müssen.

Eine wichtige Nuance, die leicht übersehen wird: Nimmt ein Restaurant ausschließlich Karten- oder App-Zahlungen an und rührt nie Bargeld an, entfallen manche TSE-/Kassenfunktions-Pflichten tatsächlich, weil es keine Kasse zu sichern gibt. Diese Ausnahme gilt aber nur, solange sich nichts ändert - sobald eine Barzahlungsoption oder ein manuelles "als bezahlt markieren" dazukommt, gilt die Pflicht wieder.

Die Aufteilung der Verantwortung ist der Punkt, an dem viele stolpern: Der Kassenanbieter ist dafür verantwortlich, ein System zu bauen, das konforme, TSE-signierte Belege und saubere Exporte liefern kann. Der Restaurantbetrieb ist dafür verantwortlich, diese Aufzeichnungen tatsächlich über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist zu speichern und sie auf Anfrage des Finanzamts bereitzustellen. Eine gute Kasse macht diesen zweiten Teil einfach - sie übernimmt ihn nicht automatisch für immer.

Das Ganze ist keine Rechtsberatung - für die eigene konkrete Situation lohnt sich das Gespräch mit dem Steuerberater. Wer aber diese drei Teile versteht (TSE = fälschungssichere Signatur, GoBD = allgemeine Grundsätze der Aufzeichnung, KassenSichV = das Gesetz, das die TSE vorschreibt), für den werden die Begriffe vom Schreckgespenst zur Checkliste.